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江苏大学采购管理办法(试行)

江苏大学采购管理办法(试行)

江大校〔2015404

第一章 总则

第一条 为进一步加强学校采购管理,规范采购行为,促进廉政建设,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购非招标采购方式管理办法》及《江苏省省级政府集中采购目录及采购限额标准》等有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 学校采购是指以合同方式有偿取得(转让)货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托代理、资产处置等。

本办法所称货物,包括仪器、设备、实验材料、车辆、软件、家具、教材、图书(电子资源)、办公耗材、劳保福利用品、学生公寓用品、学生军训服装等。

本办法所称工程,包括新建、改建、扩建、装饰、修缮、绿化、拆除等工程项目的勘察、设计、施工、监理,以及与工程建设有关的设备、材料等。

本办法所称服务,包括物业管理、房屋租赁、绿化养护、印刷、咨询、代理、维修保养等。

第三条 学校采购实行“统一领导、分级管理、归口采购、全程监督”的管理体制,遵循公开、公平、公正、诚实信用原则。

第四条 学校及所属各单位使用财政性资金、自筹资金和其他资金进行采购活动均适用本办法。

第二章 机构设置与职责

第五条 学校成立江苏大学采购工作领导小组(以下称“采购工作领导小组”),成员由相关校领导和相关职能部门负责人组成。其主要职责是:

(一)统一领导全校的采购工作,审议学校采购工作的有关规章制度,协调解决采购工作中的重要问题。

(二)审定评审专家库、商家库建设方案。

(三)审批采购立项、采购组织形式和采购方式,审定评审结果,确定中标(成交)商家,重大项目提交校长办公会研究决定。

第六条 采购工作领导小组办公室(以下称“采购办”)是采购工作领导小组的日常办事机构,挂靠国有资产管理处。其主要职责是:

(一)宣传贯彻国家有关招标采购工作的法律法规和规定,拟订学校采购规章制度,组织采购工作人员业务培训。

(二)根据学校采购实施部门(以下称“归口部门”)提交的年度采购计划,编制学校年度采购计划。

(三)负责建设、管理、维护评审专家库、商家库。

(四)召集财务处、审计处、监察处、归口部门等相关部门召开采购项目工作协调会,审核采购组织形式和采购方式,讨论采购过程中的问题,提出初步意见,报采购工作领导小组审议。

(五)受理采购项目立项申请,审核采购文件,发布采购信息,会同财务处、归口部门对商家进行资格预审,确定合格商家名单,审核商家考察方案,参与考察工作。

(六)会同监察处抽取评审专家,组建评标委员会、谈判(磋商、询价)小组(以下称“谈判小组”),参与限额以上采购项目的开标(谈判)过程。审核采购结果,办理报批手续。

(七)协助归口部门答复商家质疑,协助监察处做好商家投诉的调查处理。

第七条 归口部门的主要职责是:

(一)贯彻落实国家有关招标采购工作的法律法规、上级规定和学校规章制度,制订本部门权限范围内的采购管理实施细则。

(二)编制本部门年度采购计划。

(三)按有关行业行政主管部门的规定办理工程建设、进口产品等项目的报批手续。

(四)审核采购需求,提出采购立项申请、采购组织形式和采购方式,编制采购文件,起草采购公告。接受商家报名,参与资格预审,发售采购文件,组织考察商家。组织商家勘察现场,组织召开标前答疑会。接收投标文件,组织开标、评标、谈判、询价等工作。根据审定的采购结果,签发中标(成交)通知书。

(五)起草采购合同,按规定与中标(成交)商家签订合同并负责合同履行工作,对采购项目的实施过程进行监管。组织质量回访,处理售后服务问题。

(六)做好委托招标项目的委托、沟通与协调工作,参与项目开标。

(七)组织管理归口范围内采购项目的论证和验收工作。组织工程类项目、货物类重大项目(预算300万元及以上)和服务类项目的论证和验收工作,管理货物类一般项目(预算300万元以下)的论证和验收工作。

(八)做好采购工作资料的收集、整理和归档工作。

第八条 监察处、财务处、审计处是学校采购工作的监督部门,其主要职责是:

(一)监察处对采购制度执行情况实施监督,处理商家投诉。参加采购项目工作协调会,对考察商家、组建评标委员会(谈判小组)以及开标(谈判)等采购程序实施过程监督。

(二)财务处负责审核采购资金落实情况,依据合同及有关凭据支付采购款项,做好资产入账等工作。参加采购项目工作协调会,参与学校自行组织采购项目的资格预审、开标(谈判)等采购程序。

(三)审计处负责合同审核、决算审计、结算审核等工作。参加采购项目工作协调会,参与学校自行组织采购项目的开标(谈判)等采购程序,实施过程监督。

第九条 部门、学院(含课题组、项目组)等为申购单位,其主要职责是:

(一)按照学校规定,做好采购项目的论证工作,提出采购申请和采购需求,协助归口部门做好商家考察、采购文件编制、采购合同拟订等工作。

(二)向评标委员会(谈判小组)报告调研情况,接受相关咨询。

(三)协助归口部门对采购项目的实施过程进行监管。按照学校规定做好采购项目的验收工作。

第十条 评标委员会(谈判小组)是独立负责采购项目评审并推荐中标(成交)商家的临时机构。

(一)学校建立评审专家库,通过个人自愿报名、组织推荐等方式征集专家,经采购办审核,报学校采购工作领导小组批准。

(二)评标委员会(谈判小组)成员由采购办和监察处从评审专家库中抽取(选)。专业性强、情况特殊的采购项目,需要从评审专家库以外聘请专家的,由申购单位或相关部门按不低于1:3的比例推荐并加入评审专家库后随机抽取。

(三)评标委员会一般为5人以上单数组成,谈判小组一般为3人以上单数组成,其中,技术、经济等方面的专家不少于成员总数的三分之二。

(四)评标委员会(谈判小组)成员名单在采购结果确定前应当保密。

第十一条 学校建立商家库,凡愿意参与学校采购活动的厂商均可提出申请,经采购办审核,报采购工作领导小组审批后加入。采用邀请招标、竞争性谈判等方式的采购项目,可从商家库中随机抽取,视为合格商家(有特殊要求的采购项目除外)。

第十二条 学校采购实行分级管理。单项或同批采购预算20万元以上(含20万元,下同)的采购项目由采购工作领导小组直接管理,归口部门组织采购。预算20万元以下的采购项目由归口部门根据国家法律、法规和本办法,制订本部门采购管理实施细则,自行组织采购,采购工作领导小组实施间接管理。

直接管理是对采购立项、采购组织形式和采购方式进行审批,对采购文件编制、采购信息发布、资格预审、评标委员会(谈判小组 )组建、开标、评标(谈判)、采购结果审定和中标(成交)商家确定等主要采购程序实施管理。间接管理是通过审批采购管理实施细则、对采购项目实行备案、检查和过程监督等方式,对归口部门自行组织的采购工作进行管理。

第十三条 学校采购实行归口集中采购。国有资产管理处、实验室与设备管理处、后勤管理处、保卫处、图书馆、后勤服务集团、附属医院等部门(单位)为学校采购的归口部门,具体分工为:

(一)办公家具、办公耗材、教室家具、学生宿舍家具等采购项目归口国有资产管理处。

(二)科研设备、教学设备、办公设备、实验家具、实验材料、车辆、软件、仪器设备维保、信息服务等采购项目归口实验室与设备管理处。

(三)基本建设、修缮改造、园林绿化等工程类项目,与工程配套的主要设备和材料、学生公寓用品、学生军训服装等货物类采购项目,以及物业管理、电梯和中央空调等大型公共设备维保、造价咨询、绿化养护等服务类采购项目归口后勤管理处。

(四)消防器材采购与消防设施维保等采购项目归口保卫处。

(五)图书(含电子资源)、教材等采购项目归口图书馆。

(六)饮食物资、食堂用品、维修材料、经营性用房租赁等项目归口后勤服务集团。

(七)附属医院的各类采购项目由附属医院组织采购。

职能分属交叉的采购项目,归口部门由采购工作领导小组确定。无法归属到上述归口部门的采购项目,申购单位可以委托归口部门采购,也可以报经采购工作领导小组批准后,按照本办法组织采购。

第三章 采购组织形式与采购方式

第十四条 学校采购分为政府集中采购、委托代理采购、学校自行组织采购等组织形式。适用范围如下:

(一)货物和服务类项目。预算100万元及以上,省级政府集中采购目录中的采购项目委托政府集中采购机构采购,省级政府集中采购目录以外的项目由学校自行组织采购或委托代理机构采购。预算100万元以下的采购项目由学校自行组织采购,其中,单项或同批预算20万元以下、属于省级网上商城采购目录的按《江苏大学网上商城采购实施办法(试行)》采购。

(二)工程类项目。估算价100万元及以上的工程类项目,委托政府集中采购机构招标。预算20万元及以上、100万元以下的工程项目,由学校组织招标,并书面邀请省级政府集中采购的协议供货单位参与竞标。

第十五条 委托政府集中采购机构或代理机构采购的项目,按照国家有关法律、法规和规定执行。委托代理机构采购的项目及其代理机构须经采购工作领导小组批准。

第十六条 学校采购可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、网上商城采购等方式,其中公开招标和邀请招标为招标方式,其余为非招标方式。学校采购项目一般采用公开招标方式。

第十七条 采购方式由归口部门提出建议,按下列权限审批

(一)拟采用公开招标方式、预算在100万元以下的由采购办审批,预算在100万元及以上的,采购工作领导小组审批。

(二)情况特殊,需采用邀请招标或非招标方式的,经采购办审核后,报采购工作领导小组审批。其中,拟采用单一来源采购的项目,应通过书面形式阐明理由并提供至少3名同行专家的论证意见。

(三)采购实施过程中,因公开招标失败等原因需要变更采购方式的,由归口部门提出申请,经采购办审核后,报采购工作领导小组审批。

第十八条 审定采购结果及确定中标(成交)商家的权限:

(一)预算20万元以上、成交金额100万元以下的货物和服务类项目及200万元以下的工程类项目,由采购工作领导小组组长审定采购结果,确定中标(成交)商家。

(二)成交金额100-300万元的货物和服务类项目及200-600万元的工程类项目,由采购工作领导小组审定采购结果,确定中标(成交)商家。

(三)成交金额300万元及以上的货物类和服务类项目及600万元以上的工程类项目采购结果,经采购工作领导小组研究后,提交校长办公会审定并确定中标(成交)商家。

第四章 采购程序

第十九条 申购单位根据学校预算、项目经费等采购预算向归口部门申报采购计划,归口部门汇总编制部门年度采购计划,报送采购办。采购办根据各归口部门的采购计划,编制学校年度采购计划,报采购工作领导小组批准后执行。

第二十条 实施采购时,申购单位向归口部门提交采购申请,并附送采购需求和论证报告等资料。归口部门对申购单位提交的资料进行审核后,按规定办理建设工程、进口产品等审批手续,编制采购文件,提出采购组织形式和采购方式的建议,填写采购立项审批表,按规定权限审批。

(一)列入学校年度采购计划的项目,按计划安排采购。未列入学校年度采购计划的项目,须在落实资金来源并经批准立项后,按立项时间顺序安排采购。因特殊原因,时间紧急的,经采购工作领导小组批准,可以优先安排。

(二)年度采购计划内的同类采购项目原则上应合并立项采购。

(三)采购办组织相关部门召开采购项目工作协调会对采购组织形式、采购方式和采购文件的重要条款进行审核,并按照第十七条规定的权限办理审批手续。

第二十一条 采用招标方式的采购项目,按下列程序进行:

(一)信息发布。公开招标的,在采购工作领导小组指定的媒体上发布采购信息,公开邀请商家参与投标。邀请招标的,采购办会同监察处、归口部门通过从商家库中抽取(选)、相关部门推荐或直接邀请等方式确定不少于3个符合条件的商家,由归口部门向其发出投标邀请函。

(二)资格审查。根据采购项目特点,对商家的资格审查可采用资格预审和资格后审两种方式。实行资格预审的,由采购办、财务处和归口部门组成资格审查小组,对商家进行资格审查,确定合格商家名单。实行资格后审的,由评标委员会在评标时对投标商家进行资格审查。

(三)发售招标文件。资格预审结束后,由归口部门向合格商家发售招标文件。实行资格后审的采购项目,招标文件按招标公告中确定的时间、地点和途径发售。

(四)投标。投标商家应在招标文件规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。投标截止时间根据投标商家编制投标文件所需要的合理时间确定。

(五)开标。归口部门按照招标文件规定的时间、地点组织开标,采购办、财务处、审计处参加,监察处监督,并邀请所有投标商家代表参加。开标前,由投标商家推选代表或监督人员对投标文件的密封情况进行检查。经检查密封完好的投标文件由工作人员当众拆封,当场公开唱标。

(六)评标。评标委员会按照招标文件规定的评标内容、方法和标准对投标文件进行独立评审,评审结束后提交书面评标报告,并推荐1-3家中标候选商家。评标委员会按第十条的规定组建。

(七)结果公示。评标结果由归口部门确认,经采购办审核后在指定媒体上进行公示,公示时间不少于3日。

(八)审定采购结果,确定中标商家。评标结果经公示无异议的,报采购工作领导小组,按第十八条规定的权限审定并确定中标商家。

(九)中标通知。归口部门根据采购工作领导小组的批复向中标商家发出中标通知书。

第二十二条 采用竞争性谈判、竞争性磋商和单一来源采购方式的,按下列程序进行:

(一)成立谈判小组。谈判小组可在采购活动前成立,也可以根据具体情况在邀请商家之前或评审之前组建。谈判小组按第十条的规定组建。

(二)制定谈判文件。谈判文件由谈判小组制订或由归口部门编制经谈判小组确认。谈判文件应当明确谈判的程序和内容、合同的主要条款以及评定成交的标准等事项。

(三)确定邀请参加谈判的商家名单并发出谈判文件。采购办会同归口部门、监察处通过公开邀请、从商家库中选取、相关部门推荐和直接邀请等方式确定不少于3个符合条件的商家参加谈判。

因投标商家不足三家或实质性响应招标文件的商家不足三家等原因导致公开招标失败,经采购工作领导小组批准,转为竞争性谈判或单一来源采购的,可直接邀请该一家或两家合格投标商家参加谈判。

(四)谈判。谈判小组所有成员按照谈判文件确定的规则,集中与每个商家分别进行谈判后,推荐成交候选商家。

(五)确定成交商家。谈判结果由归口部门确认,经采购办审核后,报采购工作领导小组按第十八条规定的权限审批并确定成交商家。

(六)成交结果公告。成交商家确定后,采购办在指定媒体上公告成交结果,同时,归口部门根据批复向成交商家发出成交通知书。

第二十三条 采用询价方式采购的,参照竞争性谈判方式程序,要求商家一次报出不得更改的价格。询价小组对响应文件进行全面、细致的评审后,从质量和服务均能满足要求的商家中,按照报价由低到高的顺序推荐成交候选商家。

第二十四条 按照有关规定,可在采购文件中明确金额标准向商家收取招标文件成本费,由归口部门收取,所收费用上缴学校财务处,按规定用途使用。

第二十五条 根据采购项目特点,可在采购文件中明确,商家以银行汇票、银行汇款等形式向学校缴纳不超过采购项目估算价百分之二的投标保证金,采购活动结束后退还。

第二十六条 参与学校采购活动的商家对学校采购活动有异议的,应在采购结果公示期内向归口部门或采购办提出书面质疑,由归口部门负责答复,采购办协助。投标商家对开标程序有异议的,应当在开标现场提出,相关部门当场答复。投标商家对答复不服的可以向监察处投诉。

第五章 采购合同

第二十七条 归口部门代表学校, 遵照合同法和相关法律法规,按照平等、自愿的原则,与中标(成交)商家签订合同。

第二十八条 归口部门应当在中标或成交通知书发出之日起30日内,按照招标(谈判、磋商、询价)文件、投标文件或双方达成一致意见的事项,与商家签订合同。签订合同前,归口部门可向商家收取履约保证金,金额不超过合同总金额的百分之十。

第二十九条 各类采购合同应按学校有关合同审核的规定审核后方可正式签订。

第三十条 归口部门在6个月内需追加与采购合同标的相同货物或服务的,经调研市场价格未出现下浮,在不改变合同其他条款的前提下,经采购办审核并报采购工作领导小组批准后,可以与商家协商签订补充合同。补充合同的采购金额原则上不得超过原合同采购金额的百分之十。

第六章 采购验收

第三十一条 采购项目实施完毕后,应办理验收手续。货物类重大项目、工程类和服务类项目由归口部门组织验收,货物类一般项目由申购单位组织验收。

第三十二条 货物类项目的验收以合同条款或样品为依据,按相关技术标准、质量或产品标准验收。验收合格后由验收小组填写验收报告,凡不符合验收标准的应拒收,并按合同条款索赔。工程类项目的验收按照建设行政管理部门的有关规定执行。按规定须通过国家认可的质量检测机构验收的采购项目,应在取得相关检测合格证后,方可组织验收。

第三十三条 采购项目验收合格后,归口部门凭采购合同、验收报告、购货发票等原始凭证办理结算手续,财务处按合同约定付款。按学校规定或合同约定需要审计的,按规定报审计处审计。

第七章 采购档案

第三十四条 所有学校采购项目均应建立资料档案。学校采购项目的资料档案应当包括从立项到验收的各个环节的全部资料,包括采购预算、采购申请及批复、招标(谈判)文件、投标(响应)文件正本、评标报告、开评标记录、合同文本、验收报告及其他有关文件资料。归口部门负责采购档案资料的收集整理,并按相关规定移交学校档案馆。

第三十五条 设备采购项目应建立技术档案。内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由使用单位收集整理并负责保管。

第八章 责任与处罚

第三十六条 参与学校采购工作的相关部门和工作人员应严格遵守国家的法律法规和学校的规章制度,按章办事、不徇私情、公正廉洁、保守秘密,自觉接受各方面的监督。任何单位和个人有权对学校采购中的违纪违法行为进行举报。

第三十七条 参与学校采购工作的相关人员在采购活动中,有违纪违法行为的,经相关部门调查认定后按相关规定予以处理。构成犯罪的,移交司法机关处理。

第三十八条 受托代理学校采购项目的中介机构违反国家法律法规、泄露秘密或与投标商家串通损害学校利益的,学校依法追究其法律责任。

第三十九条 学校对商家实行诚信管理。参与学校采购活动的商家有《江苏省政府采购供应商监督管理暂行办法》规定的失信行为和不良行为的,经采购办、监察处、归口部门等部门确认,并报采购工作领导小组批准后,记入其诚信档案,视情节轻重,给予警告、扣分、不退投标保证金、一定期限内拒绝其参加学校采购活动等处罚。给学校造成损失的,依法追究其法律责任。

第九章

第四十条 本办法由国有资产管理处负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起施行。原《江苏大学招标投标管理办法(试行)》同时废止。

江苏大学校长办公室 20151231日印发